ri lepuspa castle: December 2010

lepuspa castle

Friday, December 24, 2010

Karyawan dan Disiplin

Hari Kamis, tanggal 23 Desember 2010 hampir seharian saya (bersama suami dan anak-anak) tidak di rumah. Aktivitas dimulai dengan mengambil rapot Ade Ivan di sekolahnya di pagi hari dan berakhir di dokter untuk mengkonsultasikan Ade Ivan menjelang magrib (Hmmm... Ade Ivan menjadi fokus rupanya). Tapi bukan kedua hal itu yang ingin diceritakan di postingan kali ini (ya... akhirnya sudah sekitan tahun vakum, saya mulai berkunjung dan posting lagi di blog ini...), melainkan hal lain yang berhubungan dengan usaha produksi baju muslim Lentik dan Zirac (alhamdulillah... akhirnya Lentik ditemani "saudara laki-lakinya" Zirac... InsyaAllah saya cerita di postingan lain tentang Zirac ini ya...) yang sedang saya tekuni sekarang. Yaitu masalah karyawan dan kedisiplinannya.

Lentik, yang sudah dimulai sejak tahun 2008 lalu, alhamdulillah di awal tahun 2010 ini (bulan Februari) mulai melebarkan sayap dengan menerapkan sistem reseller dan melakukan produksi lebih banyak. Brosur (katalog) mulai dibuat. Nah, singkatnya dulu (InsyaAllah tentang perjalanan Lentik ini saya cerita di postingan lain ya... ups, jadi banyak janji postingan nih... hehehe...), mulai bulan Mei 2010 Lentik menerapkan sistem keagenan dan mulai beriklan di majalah (Ummi dan Alia/Aulia secara bergantian). Alhamdulillah, pesanan mengalir tanpa diduga, sehingga di awal penerapan sistem keagenan (berbarengan dengan menjelang Idul Fitri) Lentik bahkan sempat kehabisan stok!!! Padahal sudah sekitar 1200pcs stok baju yang dipersiapkan. Amazing buat saya. Tentunya dengan bertambah pesanan, produksi juga harus ditambah, aktivitas jadi lumayan banyak dan sudah tidak bisa dihandle lagi oleh saya sendirian. Saya memutuskan untuk menghire karyawan.

Jadilah sejak bulan Mei itu saya memiliki karyawan. Tidak banyak, awalnya bahkan hanya satu orang saja, dan sekarang sudah dua orang. Karena waktu itu saya beranggapan aktivitas Lentik belum terlalu banyak, maka cukuplah dua karyawan untuk menghandle Lentik. Juga karena tidak mau terlalu ribet dalam rekruitment, saya memanfaatkan fasilitas kekeluargaan alias mengajak saudara sepupu dan sepupu ipar untuk membantu saya di Lentik tersebut. Begitulah, tanpa peraturan yang jelas (kecuali untuk upah, sudah jelas) mulailah saya memiliki karyawan.

Satu, dua bulan pertama, semua masih bisa berjalan dengan baik, mungkin juga karena aktivitas belum terlalu banyak bagi 2 karyawan saya tersebut. Beberapa kesalahan sempat dilakukan oleh masing-masing karyawan tapi masih bisa ditolerir karena mereka masih dalam tahap belajar (misalnya dalam menghitung stok, memeriksa hasil jahitan, pengiriman, dsb). Waktu itu untuk produksi, pemesanan dan pembuatan nota pembayaran masih saya pegang.

Bulan ketiga, saya mulai menyerahkan sebagian pemesanan dan pembuatan nota pembayaran kepada salah satu karyawan. Dia pun diberi fasilitas handphone untuk keperluannya tersebut. Alhamdulillah si karyawan ini cepat belajar untuk menghadapi pelanggan (baik via sms, telpon, maupun secara langsung yang datang ke rumah) walaupun dibarengi dengan beberapa kesalahan pembuatan nota pembayaran pada awalnya. Selain untuk pemesanan dan pembuatan nota pembayaran, karyawan ini diberi tugas untuk melakukan administrasi (pembukuan). Karyawan satu lagi tugasnya adalah QC (Quality Control) baju-baju yang selesai dijahit dari penjahit, dan stok. Produksi masih saya pegang sepenuhnya dari desain, pemilihan dan pembelian bahan, sampai hubungan dengan para penjahit (pengantaran bahan dan pengambilan baju hasil jahit sangat terbantu oleh sopir rumah tangga yang lama2 bisa melakukannya tanpa harus saya temani).

Di bulan ketiga ini, mulai ada hal yang dilakukan oleh karyawan dan membuat saya kurang nyaman. Yaitu masalah kehadiran mereka untuk bekerja. Untuk jam kerja sebetulnya sudah disampaikan aturannya kepada mereka yaitu senin-jumat 08.00-16.00. Tapi sampai saat ini mereka seringkali datang lebih dari jam 08.00, paling cepat jam 08.30 (seringnya lebih telat dari itu). Sebetulnya untuk jam kerja ini, saya tidak terlalu peduli karena kadang mereka juga pulang lebih sore (walaupun itu tidak sesering mereka datang terlambat). Yang menjadi masalah adalah ketika mereka bolos kerja (berbarengan pula), atau pulang lebih awal (kerja hanya setengah hari) tanpa memberikan kabar. Semua jadwal yang seharusnya bisa beres hari itu, menjadi terbengkalai. Kebetulan saya sendiri tidak bisa selalu stand by di rumah karena masih harus melakukan kewajiban yang lain (ke kampus untuk ngajar, nguji seminar/sidang, rapat, dsb; cari bahan; ke tempat penjahit; pijit refleksi; hang out... lho?? hehehe...).

Hal ini sudah pernah dibicarakan dengan mereka, dan saya menekankan untuk pemberitahuan terlebih dahulu jika tidak akan masuk kerja atau kerja hanya setengah hari paling tidak 2 hari sebelumnya kecuali ada hal mendadak seperti sakit, dsb yang tidak bisa dipending lagi. Dan juga dipastikan salah satu karyawan harus tetap hadir (masuk kerja sehari penuh) -- mau tidak mau akhirnya masing-masing karyawan harus bisa menghandle tugas rekannya jika rekannya tersebut tidak bisa masuk kerja. Tapi hasilnya belum terlihat, masih saja terjadi tidak masuk kerja atau masuk setengah hari tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Itu terjadi kemarin, hari Kamis 23 Desember 2010, ketika saya hampir seharian di luar rumah. Tidak sengaja saya telpon rumah untuk mengkonfirmasi siapa saja yang pembayarannya sudah lunas hari itu, karena saya memprediksikan tidak bisa dikirim hari itu (sopir kan sedang bersama kita), jadi perlu pemberitahuan kepada pelanggan-pelanggan tersebut. Dan... whoalllaaa.... salah seorang karyawan sudah pulang sejak jam 1an siang tanpa memberitahu saya terlebih dahulu! Bahkan hari ini salah satu karyawan saya tersebut tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan!!! MasyaAllah.... Sabaarr... sabaaarrr...

Terus terang sekarang saya sedang kebingungan untuk mengatasi masalah ini. Mau menegur lebih keras dari kemarin, saya sungkan karena mereka masih saudara sepupu. Bisa-bisa hubungan kami jadi tidak baik. Rupanya inilah yang dihindari suami saya, sejak awal dia tidak pernah punya karyawan yang berkerabat dengannya, repot pada saat harus melakukan teguran...

Kalau dicari penyebabkan, mungkin karena saya belum punya peraturan tertulis (jadi kesannya lebih tegas, tidak hanya disampaikan secara lisan saja) mengenai disiplin karyawan. Mungkin juga karena ketika merekrut, seolah-olah bukan mereka yang butuh karena saya yang minta. Atau bisa jadi karena sebulan terakhir ini, kebetulan seorang teman lama ikut membantu pembukuan Lentik. Karena memang hanya membantu di waktu senggang (dan sampai sekarang belum ada kesepatan pembayaran, wah jadi merasa diingatkan untuk membicarakan itu dengan dia), jadi kehadiran ke rumah tidak intens, seminggu mungkin hanya sekitar 3 kali, itupun hanya setengah hari.

Ada beberapa ide yang terpikirkan untuk mengatasi masalah ini: merekrut lagi karyawan mungkin via iklan dan tidak menerima saudara sebagai karyawan. Atau menghubungi SMK-SMK yang dekat dari rumah dan menawarkan kerjasama dengan menerima beberapa muridnya untuk melakukan kerja praktek di Lentik, jika nanti ada yang bagus bisa langsung direkrut kalau sudah lulus dan jika yang bersangkutan bersedia. Peraturan untuk karyawan perlu dibuat secara tertulis dan ditandatangani pada saat mereka bersedia menjadi karyawan Lentik.

Apa lagi ya kira-kira yang bisa saya lakukan?